REGULAMENTO SALAS VIDEOCONFERÊNCIA & COWORKING - Documentos - SGI

REGULAMENTO PARA USO DA SALA DE VIDEOCONFERÊNCIA E DA SALA DE COWORKING DA SEDI

A Sala de Videoconferência e Sala de Coworking da Secretaria de Desenvolvimento e Inovação será disponibilizada para os servidores da SEDI ou por intermédio destes para realização de videoconferências, seminários, capacitações, treinamentos, workshop e outros eventos, sendo gerenciadas pela Gerência de Apoio Administrativo e Logístico com o apoio da Gerência de Tecnologia.

Considerando a necessidade de disciplinar seu uso, bem como a conservação e preservação de suas instalações físicas, mobiliários e equipamentos de projeção e sonorização, foi instituído o seguinte Regulamento.

1. DA INFRAESTRUTURA E DO USO DOS EQUIPAMENTOS DAS SALAS

1.1. Sala de Videoconferência e Sala de Coworking

A sala de videoconferência dispõem de 2 computadores, softwares, webcams, caixas de som, acesso à Internet e ar condionado, adequados para sua finalidade.
A sala de coworking dispõem de 4 computadores, softwares, webcams, caixas de som, acesso à Internet e ar condionado, adequados para sua finalidade.
Os equipamentos instalados nas salas estão disponíveis para uso durante os eventos. Os funcionários da Gerência de Tecnologia (GT) podem ser chamados caso necessite de qualquer ajuda na utilização dos equipamentos.
Capacidade máxima de pessoas
- Sala de Videoconferência 16 cadeiras.
- Sala de Coworking: 18 cadeiras e 5 puffs.
Caso o usuário opte por utilizar seu computador pessoal, a Gerência de Tecnologia (GT) recomenda:
- Um computador com processador rápido o suficiente para o processamento de áudio e vídeo com qualidade;
- Que esse computador disponha de webcam, caixas de som, fones de ouvido e microfone;
- Que a última versão do navegador seja instalada nesse computador;
- Que sejam seguidos todos os procedimentos mencionados anteriormente para iniciar a videoconferência.
- Executar testes com antecedência mínima do início do evento.
Não é permitido sem a presença dos técnicos da Gerência de Tecnologia (GT):
- Alterar qualquer configuração dos equipamentos;
- Alterar as posições dos equipamentos.
Não é permitida, em hipótese alguma, a instalação de programas de terceiros ou não homologados pela Secretaria nos equipamentos da Sala de Videoconferência, além dos disponíveis, caso haja a necessidade, deverá o responsável pela reunião informar à Gerência de Tecnologia com antecedência de 48 horas antes do inicio da reunão, para que o software seja validado e instalado.
A Gerência de Tecnologia (GT) não se responsabiliza por equipamentos de terceiros e nem presta nenhum tipo de intervenção nestes equipamentos, sendo de responsabilidade dos terceiros os testes sugeridos, que podem ou não ser acompanhados por técnicos da gerência mediante agendamento prévio.
O responsável pelo evento deverá informar à Gerência de Apoio Administrativo e Logístico (GAAL) caso ocorra alguma intercorrência durante a utilização da Sala de Videoconferência e seus equipamentos (computador e acessórios, webcam, sistema de ar condicionado, etc) no momento da conclusão do evento e entrega das chaves da mesma, comprometendo-se em garantir que tais condições sejam as mesmas encontradas por ele;

2. DO AGENDAMENTO

Agenda da Sala de Videoconferencia

Agenda da Sala de Coworking

O agendamento das salas é responsabilidade do Gestor da Reunião, que fará a reserva de solicitação e organização da grade de programação
Importante na hora do agendamento ter as seguintes informações:

Para efetivar o agendamento siga os passos a seguir:
1. Acessar a Caixa de email através do endereço
2. Clicar no Menu Calendário no canto superior direitor da página
3. Selcionar no Calendário a data da Reunião/Evento e com o botão direito do mouse clicar em novo
4. Na janela que se abre, preencher com os dados da Reunião/Evento:
  1. Evento: Nome da Reunião/Evento
  2. No campo Local: clicar em adicionar sala e locaizar SEDI - Sala de Videoconferência PPLT ou SEDI – Sala de Coworking PPLT
  3. Aparecerá no campo Local a Sala selecionada e como Participante o email da sala para efetivar o agendamento
  4. Finalizar o preenchimento dos campos que achar pertinente à Reunião/Evento
  5. Após o preenchimento clicar em Enviar no canto superior esquerdo da janela
  6. Após o envio será encaminhado para a sua caixa de email uma resposta automática da confirmação da sua Reunião/Evento (não precisa responder)
  7. Caso haja conflito o sistema informará somente o Gestor da reunião do conflito de horário, a responsabilidade de informar os demais integrantes da reunião do novo horário é do Gestor da reunião

3. DAS CHAVES

Os organizadores do evento deverão retirar a chave da sala agendada na Gerência de Apoio Administrativo e Logístico (GAAL), ficando por ela responsáveis até que seja devolvida.

4. DA CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DAS INSTALAÇÕES, EQUIPAMENTOS E MOBILIÁRIOS

Os organizadores do evento serão responsáveis pela conservação, preservação e solicitação de limpeza das instalações, equipamentos e mobiliários.
Caso ocorra o consumo de alimentos dentro das salas deverá ser comunicado à Gerência de Apoio Administrativo e Logístico (GAAL) que providenciará limpeza apropriada após o término do evento.
É de responsabilidade dos organizadores dos eventos retornar mesas e cadeiras às suas posições originais caso tenham sido alteradas, bem como janelas devem ser fechadas ao término dos eventos.
É proibido mover ou remover móveis (cadeiras, mesas, etc) das salas sem a autorização da Gerência de Apoio Administrativo e Logístico (GAAL).

5. CASOS ESPECIAIS

A Gerência de Apoio Administrativo e Logístico (GAAL) e a Gerência de Tecnologia (GT) estão preparadas para atender os casos especiais desde que agendados com antecedência. Estes casos deverão ser comunicados pelos telefones 3210 5174 ou 3201 5105.